Office Management Hamburg (m/w/d)

Jobbeschreibung

Wir suchen Menschen wie dich – und wollen gemeinsam mit dir wachsen. Werde Teil unserer modernen Arbeitskultur am Standort Hamburg. 

Das Office Management ist die erste Ansprechperson für standortspezifische Themen und sorgt durch festgelegte Anwesenheitszeiten (z. B. Montag - Donnerstag von 09:00 - 15:00 Uhr; Freitag von 09:00 - 12:00 Uhr) im Büro für eine zuverlässige und erreichbare Präsenz. Die Stelle ist auf 30 Stunden / Woche ausgeschrieben. 

Diese Aufgaben erwarten dich 

• Du gestaltest eine positive Arbeitsatmosphäre in unserem Office in Hamburg und sorgst dafür, dass sich sowohl externe Besucher (Kunden, Dienstleister und Handwerker etc.) als auch unsere Mitarbeitende bei uns wohl fühlen
• Du betreust die ca 20 Mitarbeitenden vor Ort indem du z. B. die Planung und Buchung von Dienstreisen und Schulungen übernimmst, Reisekostenabrechnungen sowie die Termin- und Raumverwaltung
• Du übernimmst die Postbearbeitung sowie weitere administrative Aufgaben
• Du unterstützt Führungskräfte bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden und bearbeitest Unternehmensein- und -austritte am Standort
• Du organisierst verschiedene Events am Standort und sorgst für eine effiziente Budgetverwaltung dieser
• Du übernimmst im Bereich des Kostenstellen- und Auftragsmanagement die Kontrolle und Freigabe von Eingangsrechnungen, die Kontrolle der Kostenstellen und Veranlassung von Umbuchungen sowie das Anlegen und Verwalten von Kunden- und Auftragsnummern zu den Tätigkeiten

Wen wir uns wünschen 

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung
• Du bist vertraut mit dem MS-Office Paket und kennst dich in SAP aus
• Du verfügst über ein hohes Maß an Serviceorientierung mit sehr guten Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Du hast einen Sinn für Ordnung und ein Auge fürs Detail sowie Spaß an kreativen Lösungen
• Du zeigst Engagement, bist teamfähig und kannst mit sensiblen Informationen umgehen
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Auch wenn du nicht alle unsere Wünsche erfüllst, zögere nicht, dich bei uns zu bewerben, denn WEITERENTWICKLUNG unserer Mitarbeitenden wird bei uns großgeschrieben und eröffnet dir in unserem Unternehmen vielfältige Möglichkeiten.

Wer wir sind

Als international agierender IT-Spezialist und Experte für Künstliche Intelligenz und Multi-Cloud Services unterstützt Arvato Systems namhafte Unternehmen bei der Digitalen Transformation. Rund 3.300 Mitarbeitende an weltweit über 25 Standorten stehen für hohes technisches Verständnis, Branchen-Know-how und einen klaren Fokus auf Kundenbedürfnisse. Als Team entwickeln wir innovative IT-Lösungen, bringen unsere Kunden in die Cloud, integrieren digitale Prozesse und übernehmen den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen.

Interessiert? Dann bewirb dich über unser Online-Bewerbungsformular mit deinem Lebenslauf und deiner Gehaltsvorstellung. Wir schätzen die unterschiedlichen Perspektiven, die eine vielfältige Belegschaft einbringt. Daher suchen wir aktiv nach Menschen, die unser Unternehmen durch ihre Identität, ihren Hintergrund und ihre persönlichen Erfahrungen bereichern, mit oder ohne Behinderung.

Wie gehen wir mit Daten um? Weitere Hinweise zum Datenschutz auf unserer Homepage.

Arvato Systems GmbH

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