Office Manager / Team Assistant (m/w/d)

Datum: 11.01.2019

Standort: Verl, NW, DE, 33415

Jahr: 2019

Company: Bertelsmann SE & Co. KGaA – BA arvato Financial Solutions Corporate





Arvato Financial Solutions – Convenience in every transaction! 

Arvato Financial Solutions ist ein global tätiger Finanzdienstleister und als Tochterunternehmen von Arvato zur Bertelsmann SE & Co. KGaA zugehörig.


Rund 7.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bieten in 17 Ländern mit starker Präsenz in Europa, Amerika und Asien flexible Komplettlösungen für ein effizientes Management von Kundenbeziehungen und Zahlungsflüssen. Arvato Financial Solutions steht für professionelle Outsourcing-Dienstleistungen (Finance BPO) rund um den Zahlungsfluss in allen Phasen des Kundenlebenszyklus – vom Risikomanagement über Rechnungsstellung, Debitorenmanagement, Verkauf von Forderungen und bis zum Inkasso. Dabei steht die Minimierung von Ausfallquoten in der Geschäftsanbahnung und während des Beitreibungsprozesses im Fokus. Zu unseren Leistungen gehört deshalb auch die Optimierung der Zahlartenauswahl über Ländergrenzen hinweg.


Als Financial Solutions Provider betreuen wir fast 10.000 Kunden, u. a. aus den Schwerpunktbranchen Handel/E-Commerce, Telekommunikation, Versicherungen, Kreditwirtschaft und Gesundheit und sind damit Europas Nummer 3 unter den integrierten Finanzdienstleistern. Finanzdienstleistungen aus einer Hand. Professionell. Zuverlässig. Effizient.





Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet im Rahmen einer Elternzeitvertretung eine/n

Office Manager / Team Assistant (m/w/d)

für unser Vorstandssekretariat / Sekretariat der Geschäftsführung am Standort Verl

Ihr Verantwortungsbereich beinhaltet:
  • Unterstützung in der professionellen Führung des Sekretariates
  • Administrative und organisatorische Tätigkeiten (Telefon, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherchen, allgemeine Vor- und Nachbereitung von Meetings, Ablage, Büromaterialbestellung, Verwaltung von Zeitschriften, Visitenkartenbestellungen)
  • Reiseplanung und -organisation unter Berücksichtigung der Reisekostenrichtlinie (Flug-, Bahn- und Mietwagenbuchungen, Visumbeantragungen)
  • Reisekostenabrechnung in Concur
  • Betreuung externer und interner Gesprächspartner (in deutscher und englischer Sprache)
  • Betreuung und Pflege der Geschäftskontakte (Adressdatenbanken)
  • Koordinationsaufgaben beim Onboarding neuer Mitarbeiter (Einrichtung Arbeitsplatz, Ausstattung technisches Equipment, Erarbeitung und Einstellung der Einarbeitungspläne, allgemeine Einarbeitung und Einführung ins Unternehmen, Profilanlage in den Bereichen Intranet und Reisebuchungstools)

Ihre wichtigsten Fähigkeiten sind für uns:
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Idealerweise erste Berufserfahrung im Sekretariat und/oder in der Teamassistenz
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket
  • Freude an vielfältigen Aufgaben
  • Hohes Maß an Eigeninitiative, Professionalität und Flexibilität
  • Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und sicheres Auftreten

Wir bieten Ihnen... 

ein partnerschaftliches Miteinander. Qualität ist unser Anspruch, Einsatz und Kreativität sind unsere Triebfedern, Lösungen sind unser Geschäft – gefordert von unseren Kunden und von uns gelebt. Wir sind Menschen, die nicht nur einen Job erledigen – wir sind Menschen, die sich mit Kompetenz und Freude einbringen und gestalten. Dafür schaffen wir Arbeitsplätze, die wertvoll sind – in jeder Beziehung!


Fühlen Sie sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung  mit Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittsdatum.

Arvato Financial Solutions

Bertelsmann SE & Co. KGaA – BA Arvato Financial Solutions Corporate
Recruiting Services
Postfach 90 20 00
33312 Gütersloh

Ihre Daten sind uns wichtig

Verantwortlicher für den Datenschutz bei Ihrer Bewerbung ist die Arvato infoscore GmbH. Arvato infoscore GmbH, Rheinstraße 99, 76532 Baden-Baden verarbeitet Ihre Daten zwecks Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage des Art. 6 (1) b DSGVO / § 26 (1) 1 BDSG. Die Speicherdauer beträgt dabei in Deutschland i.d.R. 6 Monate, beginnend mit Abschluss des Einstellungsprozesses. Den Datenschutzbeauftragten der Arvato infoscore GmbH können Sie unter der o.g. Postanschrift oder unter datenschutz-afs@arvato.com erreichen. Weitere Informationen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten erhalten Sie hier: https://jobsearch.createyourowncareer.com/content/Privacy-Policy/.


Jobsegment: Administrative Assistant, Manager, BPO, Office Manager, Administrative, Management, Operations